E-facturen sturen naar gemeente Maasgouw

Wat is een e-factuur en waarom overgaan op e-factureren?

Een elektronische factuur (e-factuur) is een gestructureerd, digitaal bestand/bericht in XML-formaat (dus geen PDF) waarbij alle gegevens altijd op een vaste plek in het bestand/bericht staan met hun eigen betekenis. Hierdoor kan een e-factuur vanuit het ene geautomatiseerde systeem elektronisch, via een digitaal netwerk, worden aangeboden en verwerkt in het andere systeem. 

De Europese Commissie heeft inmiddels aan alle lokale overheden opgelegd dat inkoopfacturen elektronisch ontvangen en verwerkt moeten kunnen worden. De gemeente Maasgouw wil haar leveranciers stimuleren om over te gaan op e–factureren vanwege de voordelen die het biedt voor zowel de gemeente Maasgouw als voor u als leverancier:

• papierloos
• snellere verwerkingstijd
• minder foutgevoelig
• veilig
• eenvoudiger

Gemeente Maasgouw is - net als Echt-Susteren, Roerdalen en het Servicecentrum MER- aangesloten op het digitale Europese Peppol netwerk. Hierdoor kan ze facturen elektronisch ontvangen en verwerken.

Wat moet u doen als u gemeente Maasgouw een e-factuur wilt sturen?

Belangrijk is dat u zorgt voor een aansluiting op het Peppol-netwerk dat via serviceprovider E-Connect een beveiligde factuurstroom mogelijk maakt. De e-facturen mogen uitsluitend via deze weg verzonden worden. Meer informatie vindt u via Econnect.

Veel boekhoudpakketten zijn (al) in staat om een e-factuur te verzenden. Oriënteer u daarom op de mogelijkheden van uw systeem en raadpleeg uw eigen softwareleverancier. In veel gevallen kunt u al direct beginnen met het inrichten voor het versturen van een e-factuur!

In het Peppol netwerk is de gemeente Maasgouw te vinden via:

• Overheidsidentificatienummer (OIN) 00000001816963253000
• BTW-nummer NL816963253B01
• KVK-nummer 52925811

Hoe wordt een e-factuur verwerkt?

Bij een e-factuur verloopt het proces van genereren, verzenden, overdragen, ontvangen en verwerken geheel automatisch:

• U als leverancier verstuurt een e-factuur, hierdoor komt er geen papierstroom op gang.
• De e-factuur wordt door een door u vertrouwde partij bij een door ons vertrouwde ontvangende partij bezorgd, dit verloopt over een beveiligde verbinding. 
• Onze ontvangende partij levert de e-factuur bij ons af en door de geldende stelselafspraken waarmee uw bericht is verstuurd, zijn er in ons financiële systeem geen extra handelingen nodig voor het inbrengen van de factuur. Hierdoor wordt het proces eenvoudiger en daardoor minder foutgevoelig.
• De e-factuur wordt zodoende rechtstreeks ontvangen, in het systeem verwerkt en daarmee afgehandeld. De verwerking verloopt hierdoor sneller.

Is e-factureren verplicht?

Nee. Op dit moment is dit nog niet verplicht. De gemeente Maasgouw wil het gebruik van e-facturen stimuleren, vanwege de eerder genoemde voordelen. 

Wat als u als leverancier nog geen e-factuur kunt verzenden?

Als u geen e-factuur kunt verzenden naar gemeente Maasgouw, dan geldt als voorkeursalternatief het versturen van de factuur als één pdf-bestand via e-mail. Wij vragen u dan om uw factuur inclusief eventuele bijlagen in één pdf- bestand naar ons te mailen. Dat doet u naar [email protected]. Facturen voor Servicecentrum MER stuurt u naar [email protected].

Het pdf-bestand mag niet voorzien zijn van een wachtwoord- en/of een print- dan wel kopieerbeveiliging. Let erop dat u kiest voor één van de twee mogelijkheden (e-facturering of pdf via e-mail) om uw factuur te verzenden. Dit voorkomt dubbele aanlevering van een factuur. Het gebruik van fysieke facturen via de post heeft niet meer de voorkeur. 

Onze inkoopvoorwaarden

De gemeente Maasgouw maakt gebruik van inkoopvoorwaarden.